Einführung in die digitale Dokumentenverwaltung

Wir bieten Ihnen mit DOCBOX ein praxiserprobtes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das speziell auf die Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten ist. Von der Analyse Ihrer Abläufe über die Implementierung bis zur laufenden Betreuung begleiten wir Sie als Ihr IT-Partner bei der vollständigen Digitalisierung Ihrer Dokumente und Prozesse. Mit DOCBOX stellen wir sicher, dass Ihre Daten jederzeit verfügbar und rechtskonform archiviert sind.

Was DOCBOX leistet

DOCBOX zentralisiert und strukturiert sämtliche geschäftsrelevanten Informationen und integriert diese nahtlos in Ihre Unternehmensorganisation. Das System ersetzt physische Aktenordner durch digitale Strukturen, beschleunigt Arbeitsabläufe und sichert die Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

• Digitale Akten für alle Dokumententypen wie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und E-Mails.
• Zentrale, strukturierte und revisionssichere Ablage aller geschäftsrelevanten Unterlagen.
• Schnelle Volltextsuche über den gesamten Dokumentenbestand hinweg.
• Digitale Freigabeprozesse und Workflows, die auch mobil und im Homeoffice genutzt werden können.
• GoBD-konforme Archivierung nach deutschen rechtlichen Standards.
• REST-API zur standardisierten Integration in bestehende ERP- und CRM-Systeme.

Wichtige Kennzahlen und Systemfakten

Als verlässliches DMS bietet DOCBOX technische Flexibilität und erfüllt alle Anforderungen an eine moderne Dokumentenverwaltung.

Betriebsarten: Das System ist sowohl als lokale Installation (On-Premises) in Ihrer IT-Infrastruktur als auch in der Cloud einsetzbar.

Mobile Nutzung: Für den Zugriff unterwegs stehen dedizierte Apps für iOS und Android zur Verfügung, um Dokumente zu suchen, einzusehen und Freigaben zu erteilen.

Schnittstellen: Eine offene REST API ermöglicht die problemlose Anbindung an führende ERP- und CRM-Lösungen für einen automatisierten Datenaustausch.

Archivierungssicherheit: Die Archivierung erfolgt revisionssicher, GoBD-konform und verschlüsselt, um die Integrität der Daten jederzeit zu gewährleisten.

Nutzergruppen: DOCBOX ist für alle Unternehmensbereiche konzipiert, darunter Verwaltung, Buchhaltung, Geschäftsleitung und Außendienst.

Integration: Das System ist für die vorbereitende Buchhaltung ausgelegt und unterstützt den Export von Buchungssätzen in Ihre Finanzbuchhaltungssoftware.

Unser Service rund um DOCBOX

Wir verstehen uns als Ihr Dienstleister für die erfolgreiche Implementierung und Nutzung der DOCBOX. Unser Service geht über die reine Produktlieferung hinaus und stellt einen reibungslosen Betriebsstart sicher.

• Analyse und Beratung zu Ihren aktuellen Dokumentenprozessen und Optimierungspotenzialen.
• Installation und technische Einrichtung des DMS in Ihrer Systemlandschaft.
• Anbindung an bestehende ERP- und CRM-Systeme sowie weitere Fachanwendungen.
• Einrichtung und Anpassung der digitalen Freigabe- und Ablageprozesse nach Ihren Vorgaben.
• Umfassende Schulung der Anwender und Key-User für eine effiziente Nutzung.
• Laufender Support, Wartung und Betreuung aus einer Hand.

Warum Mittelstandskunden mit uns arbeiten

Wir legen Wert auf eine praxisnahe Umsetzung, die den Geschäftsbetrieb nicht unnötig belastet.

Als Ihr lokaler Partner gewährleisten wir eine schnelle und strukturierte Einführung von DOCBOX ohne die Komplexität eines aufwendigen IT-Großprojekts. Sie profitieren von einem persönlichen Ansprechpartner, der Ihre Unternehmensstruktur kennt, anstatt von einer anonymen Hotline. Unsere Umsetzung ist stets praxisorientiert und fokussiert auf die Optimierung Ihrer kaufmännischen Abläufe.

Rechtssicherheit und Compliance

Mit DOCBOX erfüllen Sie die strengen Anforderungen des deutschen Handels- und Steuerrechts. Das System archiviert alle Dokumente GoBD-konform und revisionssicher. Aufbewahrungsfristen, die Nachvollziehbarkeit von Prozessen und definierte Zugriffsbeschränkungen sind im System lückenlos dokumentiert. DOCBOX bietet Ihnen die notwendige Sicherheit, um den Anforderungen von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und der internen Revision jederzeit gerecht zu werden.

Nächste Schritte

Gern zeigen wir Ihnen DOCBOX live und besprechen, wie Sie das System konkret in Ihrem Unternehmen zur Effizienzsteigerung und Sicherung der Compliance einsetzen können.